World Paper Free Day: Liebe Versicherungen, lasst uns weniger Papier verschwenden

Die Versicherungsbranche ist sehr papierlastig. Das ist kein Geheimnis. Als Insurtech tragen wir unseren Teil dazu bei, die Versicherungswelt digitaler zu machen und Papier zu sparen. Daher möchten wir zum World Paper Free Day einmal zeigen, wie viel Papier weltweit eigentlich verbraucht wird und wie jeder, vor allem im Büro, dazu beitragen kann, papierfreier zu arbeiten.

Der World Paper Free Day

Der World Paper Free Day (WPFD) ist eine Initiative der Association for Information and Image Management (AIIM), einer weltweiten Community für Informationsspezialisten. Es darum, auf die Problematik des Papierverbrauchs hinzuweisen, Prozesse digitaler zu gestalten und dadurch den enormen Papierverbrauch in der heutigen Businesswelt einzuschränken. Jedes Jahr veranstaltet AIIM am WPFD ein digitales Live-Event, an dem jede Firma teilnehmen kann, die daran interessiert ist. In Vorträgen, Sessions und Workshop-Chats teilen Mitglieder der AIIM Community Tipps und Tricks für das papierfreie Arbeiten. Zum Live-Event kann sich jeder anmelden, der möchte.

Es ist unfassbar, wie viel Papier heutzutage täglich in Geschäftsprozessen noch verschwendet wird, obwohl es die digitalen Prozesse dazu gibt. Es ist möglich, E-Mails zu senden, um Kunden zu informieren. Man kann Versicherungen online abschließen und dank Apps digital verwalten. Der WPFD ist eine gute Möglichkeit gezielt einen Tag lang auf die Papierverschwendung hinzuweisen  und anderen zu zeigen, wie man Prozesse auch digital viel effektiver gestalten kann. Natürlich sollte man nicht nur an diesem Tag sondern langfristig an einen effizienten Umgang mit Papier denken. Es gibt jedoch gute Gründe, warum so eine Aktion wie der WPFD dafür hilfreich ist.

Können Sie auf die Post Ihrer Versicherung verzichten?

Leider verschicken gerade Versicherungsunternehmen unserer Meinung nach immer noch viel zu viel Papier. Wie viele Unterlagen erhalten Sie eigentlich jährlich von Ihrer Versicherung? Sie kommen doch bestimmt auch locker auf 15 Seiten pro Jahr? Meistens erhält man für jede Veränderungsmeldung eine schriftliche Bestätigung, die man eigentlich auch gut per Mail senden könnte. Dabei wäre es doch viel kunden- und umweltfreundlicher vom Brief auf das PDF umzusteigen. Dazu fordern wir die Versicherungsunternehmen auf!

Friendsurance ist als Online-Makler mit digitalem Versicherungsmanager bereits auf einem guten Weg. Dennoch können auch wir noch einiges tun, um noch weniger Papier zu verwenden. Wir halten uns am WPFD einmal konsequent an unsere 10 Tipps im Büro Papier zu sparen. Das können Sie auch!

Die 10 effektivsten Möglichkeiten im Büro Papier zu sparen

1.  Den Drucker meiden: In einem Internet-Startup wird schon wenig gedruckt. Leider lässt es sich manchmal nicht vermeiden Geschäftsbriefe per Post zu versenden. Wenn man schon druckt, kann man aber gleich doppelseitig drucken. Das spart enorm Papier! Am WPFD haben wir den Drucker einfach mal einen Tag lang abgesperrt.
2.  Briefe & Fax sind so was von gestern: Die meisten Briefe wandern doch direkt ungelesen in den Papierkorb. Machen Sie den Papierkorb überflüssig und versenden Sie alles nur digital an Kunden und Geschäftspartner. Das spart enorm Zeit und Nerven! Wenn Sie es noch persönlicher möchten: Versenden Sie doch mal eine Voice-Mail, das wirkt viel persönlicher und geht auch viel rascher.
3.  eNotes statt Post-its: Die kleinen bunten Klebezettel helfen oft, Gedanken zu strukturieren und Ideen kurzfristig festzuhalten. Das funktioniert aber mit Notizen auf dem Smartphone genauso gut. Statt eNotes zu schreiben, können Sie spontane Gedanken auch einfach mit dem Handy aufnehmen. Nahezu jedes Smartphone hat ein Micro und die entsprechende App.
4.   Digitale Reisebuchung: Früher musste man sich Boardingpässe, Reisedaten und Tickets noch ausdrucken. Mittlerweile erhält man nicht nur Flugtickets sondern auch Fahrkarten und Pläne als eTicket aufs Smartphone.
5.   Onlinebanking statt Kontoauszug: Wozu braucht man eigentlich heute noch Kontoauszüge? Dank Online-Banking und Kontoapps haben Sie jederzeit und mobil Zugriff auf Ihr Geld, sehen Ihre Umsätze digital und können Überweisungen ohne Überweisungsträger tätigen.
6.   Versicherung via App: Insurtech macht’s möglich: Versicherungen digital in einer App managen, Schäden direkt online melden und bei Bedarf Beratungstermine vereinbaren.
7.   Digital lesen: Inzwischen gibt es alle guten Bücher, Fach- und Sachbücher als eBook. Jedes großes Nachrichtenmagazin hat eine App und bietet ein ePaper an. Keiner muss mehr auf Gedrucktes zurückgreifen, wenn er Qualität lesen möchte.
8.   Keine Werbung bitte: Sie sind auch von den ständigen Werbebriefen Ihrer Bank oder den Werbe-Infoschreiben genervt? Machen Sie sich die Mühe und bestellen Sie bei der Hotline die Briefe ab. Je mehr Kunden sich beschweren, desto besser! Denn ein Aufkleber mit dem Hinweis “Keine Werbung bitte” interessiert leider nicht alle Briefträger.
9.  Papierfreie Mittagspause: Entfernen Sie Zewas aus der Kantine, Papiertücher aus dem Bad und Papierservietten vom Tisch. Alternativ können Sie waschbare Lappen und Handtücher oder zumindest Tücher aus Recyclingmaterial zur Verfügung stellen.
10. Doppelt hält besser: Es gibt Mitarbeiter, die sind unbelehrbar und drucken eben doch gern alles aus. Da viel Papier dann letztlich unbeschrieben im Papierkorb landet, unser Vorschlag: Sammeln Sie alle einseitig ausgedruckten Seiten an einer Stelle. Dann braucht ihr keine Notizzettel kaufen und könnt die überflüssigen Drucke noch sinnvoll verwenden. Alternative zu Papier-Flipcharts? Ein abwischbares Whiteboard, das man immer wieder beschreiben kann.

Haben Sie weitere Ideen für den papierfreien Alltag und weniger Papier im Büro? Wir freuen uns auf weitere Best-Practices und Vorschläge! Am meisten freuen wir uns natürlich, wenn wir Ihre Company inspirieren ebenfalls am WPFD teilzunehmen und ein Zeichen zu setzen!

Katja Nauck

Katja Nauck war bis November 2016 Social-Media-Managerin bei Friendsurance und verantwortete den Content im Friendsurance Blog. Sie sammelte bereits Erfahrung als Blogredakteurin und Social Media Verantwortliche für verschiedene Startups und Verlage.